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La déclaration par dépôt de fichier

La déclaration par dépôt de fichier, dans le service sécurisé et gratuit mis à sa disposition www.net-entreprises.fr, permet en un seul envoi la transmission des données à plusieurs organismes.

La norme du fichier

Depuis le 1er janvier 2012, la norme 4DS (Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales) est la seule norme de référence pour déclarer les données sociales par fichier.

 

Pour cela vous devez disposer d’un logiciel de paie conforme à la norme 4DS en vigueur pour une déclaration concernant les données sociales de l’année précédente.

 

Trois changements importants concernent la CNRACL  :

  • La surcotisation sur temps partiel ou temps non complet n’est plus détaillée. Elle est intégrée aux retenues normales.
  • Depuis la Déclaration individuelle (DI) 2012, elle permet de déclarer en positif ou en négatif des rappels sur exercices antérieurs sur les différentes natures de cotisation.
  • Le jour de carence doit être déclaré pour chaque période de congés pour maladie ordinaire. La rubrique concernée est la rubrique S60 G05 00 001 et elle est valorisée à 118.
Important : c’est la présence de la structure S43 et du code population 40 qui conditionne l’envoi des données à la CNRACL. 

Transmettre le fichier

L’employeur dépose son fichier dans le service sécurisé et gratuit mis à sa disposition : www.net-entreprises.fr

 

A la réception du fichier au format N4DS, le CNTDS  (Centre national de transfert de données sociales) se charge de contrôler les données déclarées. Il s’agit de contrôles « support ».

 

Seules les rubriques filtrées suivantes seront contrôlées à cette étape :

 

-contrôle format ;
-contrôle enchainement des structures ;
-contrôle inter-rubriques ou sous-groupe ;
-contrôle présence, longueur et valeur de la rubrique.

 

Si ses premiers contrôles s’avèrent corrects alors le CNTDS  diffuse les données propres à chaque organisme.

 

La CNRACL  réceptionne les données la concernant et effectue ses propres contrôles :

  • Sur le support : Niveau 1.
  • Sur la déclaration employeur :
    • Niveau 2 : contrôle identification de l’employeur déclarant.
    • Niveau 3 : contrôles globaux de la déclaration employeur :
      • - sur le type et l’ordre d’arrivée des déclarations d’un employeur,
      • - sur le total des cotisations déclarées,
      • - sur la qualité des déclarations agent contenues dans la déclaration.
  • Sur chaque déclaration agent d’une déclaration employeur :
    • Niveau 4 : contrôle identification de l’agent,
    • Niveau 5 : contrôle des données des périodes et des cotisations.

Contrôler l'intégration de votre déclaration

Si vous avez transféré votre déclaration par fichier via net.entreprises.fr vous devez obligatoirement vérifier dans le service [Déclarations individuelles CNRACL] CNRACL Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales de votre espace personnalisé si les données CNRACL CNRACL Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales ont bien été intégrées dans notre système d’information.
 

- 1. Connectez-vous avec vos codes identifiants à l’espace personnalisé

- 2. Cliquez sur la rubrique [Accès au service] dans le menu de gauche

- 3. Cliquez sur le service Déclarations individuelles CNRACL CNRACL Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales

- 4. Puis sur [Consulter vos déclarations] ou sur [Bilan campagnes déclarations]
 

  • Si les contrôles CNRACL de niveaux 1, 2 et 3 ne sont pas conformes un gestionnaire CNRACL vous contactera,
     
  • Si votre déclaration est traitée mais comporte des déclarations agent en anomalies vous devez cliquer sur [Corriger agents en anomalie]. Vous devez corriger chaque déclaration agent en anomalie.
    Voir rubrique La correction des anomalies.
     
  • Si votre déclaration est traitée et ne présente aucune déclaration agent en anomalie : vous n’avez plus rien à faire. Les comptes individuels de vos agents seront bien alimentés en données de carrières et de cotisations. Si toutefois le total des cotisations de vos déclarations (pour un exercice de référence donné) s’avérait différent (en plus ou en moins) du total des cotisations que vous avez versées au cours de ce même exercice, vous devrez régulariser votre situation.
Rappel : vous devez corriger les déclarations agent en anomalie pour que les comptes individuels de vos agents puissent être alimentés en données de carrière et de cotisations.
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