Les anomalies d’identification ont un impact direct sur la carrière car leur CIR n’est pas alimenté. Les prévenir en amont évite des opérations importantes de reconstitution de carrière.

Points de vigilance à observer

- L’état civil des agents

Vérifiez l’identité des agents avant d’effectuer vos déclarations à partir des documents officiels : carte d’identité ou du passeport ou de l’acte de naissance. Portez une attention toute particulière :

• au nom de famille (patronymique) et premier prénom,
• à la date de naissance : jour, mois et année
• à la commune et le département de naissance.

Leur bonne complétude concourt à la certification de l’identité de l’agent.

- NIR obligatoire

Le NIR est une donnée obligatoire dans vos DSN. Reportez le dans le bloc 30 à la rubrique S21.G00.30.001 de vos DSN. Son absence génère automatiquement une anomalie d’identification.

Invitez vos agents à consulter la plaquette d’information sur le NIR  qui décrit les démarches à suivre par votre agent afin d’obtenir son numéro de sécurité 

- Nom de famille correct

Déclarez le nom de famille de l’agent dans la rubrique S21.G00.30.002 du bloc 30, c’est-à-dire son nom de naissance (à ne pas confondre avec le nom d’usage ou marital de l’agent).

- Une absence de déclaration des modifications d’état civil

Déclarez rapidement toute modification dans le bloc 31 :

• S21.G00.31.0009 pour l’ancien nom de famille
• S21.G00.31.0010 pour les anciens prénoms
• S21.G00.31.0011 pour l’ancienne date de naissance.

Renseignez absolument la date de modification de l’état civil dans ce bloc à la rubrique S21.G00.31.001, sans quoi une anomalie d’identification sera automatiquement générée.

- Changement de NIR

Lorsque la situation de l’agent induit un changement de NIR (par exemple lorsqu’un numéro technique temporaire est remplacé par un NIR ou lorsqu’un NIR évolue pour un agent dont la date de naissance est restée jusque-là incomplète), Il faut :

• renseigner l’ancien NIR dans la rubrique S21.G00.31.008
• reporter le nouveau NIR dans le bloc 30 afin que les DSN de l’agent puissent être rattachées à l’individu tel que précédemment connu dans notre système d’informations.

Important : pour chacune de ces situations, vous devez mettre à jour votre logiciel de paie.

Accédez sur PEP’s au :

• service « Synthèse Anomalies DSN et situation financière » : vous pouvez récupérer la liste des agents pour lesquels les déclarations présentent des anomalies d’identification via l’onglet « Anomalies », le bouton « Télécharger la liste des anomalies »
• « Guide des bonnes pratiques déclaratives en DSN » de la documentation PEP’s accessible depuis la thématique « Déclarations », à partir de l’Aide située dans le bandeau en haut à droite.

Retrouvez sur Net-entreprises, la documentation technique DSN, notamment celle relative aux blocs.

Le Numéro d’inscription au répertoire (NIR) : une donnée obligatoire de vos agents déclarés en DSN.
 

Les impacts sur le Compte individuel retraite (CIR)

Un agent non identifié, c’est un compte individuel retraite non alimenté.

Les erreurs de déclaration du NIR impactent l’alimentation du CIR de vos agents et notamment : 

• le suivi de la carrière et la traçabilité des droits à la retraite des agents concernés
• la fiabilité des données pour les organismes de protection sociale 
• votre charge administrative, avec des opérations de reconstitution de carrière à opérer et des corrections manuelles répétitives.

Consignes à appliquer pour garantir les droits à la retraite de vos agents

Evitez les erreurs les plus fréquentes et appliquant l’essentiel des consignes :

L’absence de NIR dans vos DSN

Le NIR est une donnée obligatoire dans vos DSN.
Son absence provoque systématiquement une anomalie d’identification qui demande une régularisation de la carrière de l’agent. Cette régularisation  est  prise en charge par l’employeur, puis intégrée par la CNRACL.

Une mauvaise déclaration du NIR

Un NIR manquant, incomplet ou erroné entraine une anomalie de DSN.
Les droits à retraite ne peuvent être attribués à l’agent. Sa carrière doit être corrigée.

Pour rappel, toute personne née en France (métropole) dispose d’un NIR dès la naissance.

Déclarer un numéro technique temporaire (NTT) en l’absence du NIR

Dans des cas particuliers (personnes nées à l’étranger, ou en territoire ultra marin) l’obtention d’un NIR est une démarche à l’initiative de l’agent, qui demeure obligatoire.
Dans l’attente de l’obtention du NIR par l’agent, déclarez-le avec un Numéro Technique Temporaire (NTT) sur une durée maximale de 3 mois.
Il convient de renseigner la rubrique : « Numéro technique temporaire – S21.G00.30.020 ».
Pour rappel, le NTT ne permet pas l’ouverture des droits de l’individu.

Lorsque l’agent aura un NIR définitif, il convient de le déclarer simultanément avec les rubriques " Numéro d'inscription au répertoire - S21.G00.30.001 " (avec le NIR définitif) et " Numéro technique temporaire - S21.G00.30.020 " (avec l'ancien NTT affecté au à l’agent).

NTT : S21.G00.30.020
NIR : S21.G00.30.001

Employeur, vous êtes un acteur clé de la qualité des données d’identification

En tant qu’employeur, vous assurez deux rôles déterminants :

• vous êtes garants de la qualité des données d’identification
• vous sensibilisez vos agents à l’importance de leur immatriculation à la Sécurité sociale et à la transmission de leur NIR.

Transmettez à vos agents une plaquette d’information sur le NIR. Ce document explique :

• la différence entre NIR et NTT
• les étapes pour obtenir et vérifier son NIR
• les conséquences d’une erreur d’identification
• corriger sans délai les DSN en cas d’erreur d’identification, dès que le NIR exact est obtenu.

Pour plus d'informations, consultez :

• le Guide des bonnes pratiques déclaratives en DSN
• l'article « La correction des anomalies DSN ».

En cas d'interrogation, contactez nous via le formulaire PEP's, motif « Données personnelles de vos agents», « Etat-civil - NIR ».

Pour vous aider à comprendre et corriger les anomalies les plus fréquentes, deux documents sont disponibles sur votre plateforme PEP’s :

• Guide de correction des anomalies déclaration CNRACL, Ircantec et RAFP (thématique « Déclarations »)
• Rappel des bonnes pratiques déclaratives pour la DSN (thématique « Déclarations »).

Le service « Synthèse Anomalies DSN et situation financière », thématique « Déclarations » permet de récupérer la liste des agents dont les déclarations présentent des anomalies.

Pour plus d’informations :

• Correction des anomalies DSN pour l’Ircantec
• Correction des anomalies pour le RAFP
• La boite à outils DSN. 

Correction de vos DSN : restez joignables !
Renseignez et mettez à jour l’adresse courriel de la personne référente de votre structure dans vos DSN (bloc « Contact Emetteur » S10.G00.02) pour permettre à la CNRACL de vous accompagner dans la correction de vos DSN en anomalies.