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Outils absentéisme PHARES Projet établissements Pays de la Loire 2015

Phares, le projet hospitalier de recherche-intervention sur l’absentéisme conduit par dix établissements publics de santé des pays de la Loire, a permis de réaliser des outils d'aide au diagnostic.

 

L’absentéisme dans les établissements sanitaires et médico-sociaux est une problématique recouvrant des réalités multiples et complexes. Les besoins d’explications et de repères méthodologiques étant importants, trois partenaires institutionnels (le Fonds National de Prévention de la CNRACL, l’Agence Régionale de Santé des Pays de la Loire et la Fédération Hospitalière de France) ont eu la volonté d’y répondre en lançant le projet Phares.

 

L’ambition des trois partenaires fut clairement de parvenir à comprendre un phénomène qui touche l’ensemble des établissements sanitaires et médico-sociaux et d’identifier des leviers d’action leur permettant de reprendre la maîtrise du phénomène. Le projet de recherche-intervention, plutôt que de donner des « solutions », a vocation à fournir des recommandations méthodologiques et des outils pour s’emparer de la problématique.

 

Une boite à outils est mise à disposition des établissements pour leur apporter un appui au diagnostic et à la mise en œuvre d’actions destinées à réduire l’absentéisme. Elle comporte quatre types de supports :

Les supports regroupés dans une plaquette-chemise ont été transmis début janvier par la Fédération hospitalière de France à 1 000 établissements publics de santé sociaux et médico-sociaux.

 

Une fiche complémentaire portant le numéro 4 bis, complète les actions du kit Phares avec six mesures destinées à accompagner les professionnels pour permettre un retour durable au travail et prévenir des absences ultérieures. Elle a été publiée sur le site de la FHF en février 2017 

 

* Fonds National de Prévention de la CNRACL, l’Agence Régionale de Santé des Pays de la Loire et la Fédération Hospitalière de France

 

Trois questions à…Anne-Marie Lemessager, directrice du centre hospitalier intercommunal (CHI) du Baugeois-et-de-la-Vallée.

FNP - Pourquoi avoir choisi de participer au projet Phares ?

AM Lemessager - Notre établissement implanté dans le Maine-et-Loire regroupe deux hôpitaux locaux et deux établissements d’hébergement pour personnes handicapées dépendantes (EHPAD).

Confronté à un problème d’absentéisme récurrent, notamment dans les Ephad, nous avions mis en place un dispositif de remplacement reposant sur un pool de contractuels chargés de pallier les absences du personnel. Ce système, mis en place au moment du passage aux 35 heures, est pratique mais coûteux et entraîne malgré tout une certaine insatisfaction au sein des équipes en matière de qualité de travail.

Ayant appris l’existence du projet Phares, nous avons choisi d’y participer afin de bénéficier d’un diagnostic détaillé sur l’absentéisme et de rechercher de nouveaux modes de fonctionnement et d’organisation afin de limiter son impact et d’améliorer la qualité de vie au travail des agents.

 

FNP - Le mode de remplacement « un pour un » répond-il à vos attentes ?

AM Lemessager - Cela peut sembler une solution de facilité, mais travailler avec un remplaçant est parfois plus compliqué et aboutit paradoxalement, dans certains cas, à une surcharge de travail pour les équipes en place en raison d’un manque d’adaptation du remplaçant, et surtout du ralentissement provoqué par son manque de connaissance du fonctionnement des équipes. Par ailleurs, cela engendre également une certaine désimplication du personnel titulaire qui a tendance à se dire : « puisque je suis remplacé, mon absence n’a pas d’impact sur le travail de mes collègues ». Autrement dit, cela fragilise la notion du travail en équipe et renforce le sentiment d’isolement que peuvent ressentir certains agents dans l’exercice de leur profession.

 

FNP - Qu’attendez- vous de votre participation au projet Phares ?

AM Lemessager - Grâce au travail mené sur place par les chercheurs rattachés au projet, à travers les entretiens, les réunions et les visites sur site, nous avons pu mieux appréhender l’absentéisme dans son ensemble, déterminer ses conséquences sur l’organisation du travail, évaluer ses répercussions en matière de qualité de vie et de bien-être au travail et rechercher des solutions pour limiter l’impact de l’absentéisme et, enfin tester de nouveaux modes d’organisation.

Parmi les pistes possibles, nous envisageons de faire coexister le recours au remplacement et le travail en « sous-effectifs », dès lors qu’il reste limité, en renonçant au remplacement.

Par ailleurs, la gestion des remplacements est désormais gérée par les cadres de santé dans les services et non plus par la DRH, afin de mieux répondre aux besoins du terrain. Pour ce qui est du travail en effectif, nous voyons des solutions émerger des agents eux-mêmes à partir du groupe de travail que nous avons mis en place dans le cadre du projet Phares.

Plusieurs pistes sont en cours d’étude comme la modification des horaires sur la journée pour absorber les absences, ou le recours à l’entraide entre services d’un même établissement voire la participation des agents d’autres établissements du CHI. Parallèlement, notre cellule de santé au travail a entamé une réflexion sur les causes de l’absentéisme et sur les mesures préventives à mettre en œuvre dans ce domaine.

Car la démarche que nous avons engagée à travers le projet Phares montre à l’évidence que l’absentéisme et les modes d’organisation du travail sont corrélés.

Quelles que soient les solutions que nous mettrons en œuvre, elles seront intégrées dans une charte de l’absentéisme actuellement en cours d’élaboration.

Les premiers enseignements du projet présentés au congrès Hôpital expo en 2012

Afin de mieux cerner le phénomène de l’absentéisme à l’hôpital et de rechercher des solutions pour limiter son impact sur l’activité des hôpitaux ainsi que sur la qualité de vie au travail des agents, le projet Phares explore différentes pistes en étroite collaboration avec plusieurs établissements pilotes.

 

Pilotage et avancement du projet

Soutenu depuis 2009, par l’Agence régionale de santé des Pays-de-la-Loire (ARS), le Fonds national de prévention, la Fédération hospitalière de France et sa fédération régionale (FHR Pays-de-la-Loire), le projet Phares associe la recherche en cours sur la question de l’absentéisme, aux démarches menées par des établissements de santé des Pays de la Loire pour faire face à ce problème. Plusieurs objectifs sont poursuivis : réaliser des diagnostics, et étudier les mécanismes de l’absentéisme dans les différentes structures afin d’élaborer des plans d’actions.

Depuis 2011, le projet est entré dans une seconde phase. Grâce à l’exploitation des résultats et aux retours d’expériences issus de la première phase, il se poursuit auprès d’un nouveau groupe d’hôpitaux de la région.

Phares a été présenté au salon Hôpital Expo le 23 mai 2012, dans le cadre d’un atelier intitulé : « Qualité de vie au travail, quel intérêt à agir ? » qui a suscité un grand intérêt.

 

Principaux enseignements et leviers d’actions

Les investigations menées dans l’ensemble des établissements font d’ores et déjà ressortir plusieurs éléments.

 

Tout d’abord, le rôle déterminant joué par l’organisation, en tant que source de perturbations des pratiques professionnelles, dans le sentiment généralisé d’insatisfaction des soignants, a été mis en évidence par la synthèse de plus de 500 entretiens réalisés avec les personnels. Sous l’angle de la santé au travail, ce constat montre la prédominance des contraintes psychosociales en termes de fragilisation des professionnels. Il permet de comprendre l’insuffisance des résultats d’une politique de prévention historiquement fondée sur une approche biomécanique.

Il apparaît également que la gestion de l’absentéisme reste peu pilotée au sein des établissements : «  Les instruments de mesure et de suivi sont encore peu développés et les scénarios d’évolution ne sont pas toujours formalisés ou tout simplement explorés. Les données issues du bilan social sont essentiellement quantitatives et n’analysent pas le phénomène  », remarque Laurent Brami responsable de la cellule régionale ACORT et de la coordination du projet Phares. Il s’agit d’une démarche de recherche-intervention qui intègre une forte présence sur le terrain aux côtés de l’ensemble des acteurs concernés par le phénomène dans les établissements  ».

Par ailleurs, des logiques internes s’opposent sur la question de l’absentéisme. Le poids de l’influence réglementaire priorise l’approche financière au détriment d’une logique plus opérationnelle concernant la gestion des perturbations de l‘organisation. «  Ainsi, les pratiques de gestion des absences s’avèrent toutes basées sur la préservation des effectifs par d’incessants remaniements de plannings, laissant seuls les collectifs face à la gestion des arbitrages en termes de compétences et de réorganisation, pour absorber la charge de travail  », indique Laurent Brami.

La fonction d’encadrement de proximité ne dispose pas des moyens et des conditions facilitant sa position en matière d’organisation du travail. Les tâches administratives qui la sollicitent de plus en plus, l’empêchent d’être au plus près du vécu des agents. Cette fonction se révèle pourtant comme une clé de la problématique de l’absentéisme, tant par le développement des ressources managériales, que l’élargissement de ses propres marges de manœuvre déterminées par sa relation avec les Directions.

Enfin, une mauvaise gestion de l’absentéisme peut elle-même aggraver le phénomène. «  Nous avons pu vérifier que l’organisation du travail était un déterminant majeur dans la réussite du traitement de l’absentéisme. Ces deux aspects sont fortement liés  ».

Les expériences menées dans les différents établissements tests pour mettre en place une gestion efficace de l’absentéisme, ont montré qu’il faut agir sur tous les leviers : l’organisation, la participation des agents et de l’encadrement, la qualité de vie au travail, la prévention…

 

Point sur le projet à l’occasion du lancement de la 2ème phase en 2011.

Dans les pays de la Loire, plusieurs établissements de santé ont participé au projet PHARES associant recherche et observation des pratiques de terrain, pour une nouvelle approche de l’absentéisme, en tant que facteur de risque et dommage pour la santé au travail. Cette initiative a reçu le soutien du Fonds national de prévention de la CNRACL.

 

Origine du projet

La mise en œuvre d’un projet de recherche intervention avec des établissements de santé ligériens est issue d’un partenariat entre la FHF nationale, la FHF-Pays de la Loire, l’ARS des Pays de la Loire, et le Fonds national de prévention. L’absentéisme, sujet complexe, constitue à la fois un facteur de risque et un dommage sur la santé au travail des agents. Son approche suppose de traiter simultanément de l’organisation du travail et du travail en lui-même.

En 2008 le FNP avait financé l’étude ARMINES réalisée par l’école nationale des Mines. Basée sur une investigation de terrain, elle proposait une analyse des coûts liés à l’absentéisme dans les collectivités locales. Ce premier travail de recherche, appelait à un approfondissement, dans le champ de la santé au travail, pour trouver des solutions concrètes à cette problématique. En octobre 2009, le conseil d’administration de la CNRACL s’est montré favorable à l’implication du FNP dans le projet Phares. Celui-ci offrait la possibilité de relier la recherche en cours, aux démarches des établissements de santé ligériens pour construire des diagnostics, caractériser l’absentéisme dans leurs structures, élaborer des plans d’actions.

 

Cinq nouveaux établissements en 2011

Initié fin 2009, avec cinq établissements pilotes de taille et d’activités variées, le projet qui se déroule en trois ans, prévoit la réalisation d’une recherche-intervention en deux temps. Le 27 janvier 2011, cinq nouveaux établissements ont officialisé leur engagement dans le projet. Au cours de cette réunion d’accueil, ils ont pu échanger et témoigner sur leurs attentes et implications. Cette journée a permis de leur présenter les avancées du projet et de poser les fondations du déploiement sur les 10 établissements, en mettant à profit l’expérience acquise. Gage d’un enrichissement de la recherche, l’Institut d’économie et de management de Nantes rejoint l’école des Mines pour un travail en binôme auprès des dix établissements.

  • Les 5 premiers établissements : CHS Allonnes – Hôpital local de Savenay - CHU de Nantes - Hôpital local Sud-Ouest Mayennais - Pôle Santé Sarthe et Loir.
  • Les 5 nouveaux établissements : le CHU d’Angers, le CHS Georges Mazurelle, l’EHPAD Saint Brevin, l’hôpital intercommunal du Baugeois et de la Vallée et l’hôpital de Beaujet 

En bref : retour sur la phase exploratoire

Achevée en aout 2010, elle a permis de tester la méthodologie et de capitaliser une expérience. En appui sur l’observation des pratiques de gestion de la santé au travail et de l’absentéisme, elle a démarré par des entretiens avec les agents et différents acteurs de la santé dans les établissements. Les données ont été recueillies lors de rencontres organisées par des chercheurs du CGS (Centre de gestion scientifique de l’Ecole des Mines de Paris), en lien avec un ergonome chargé de mission auprès de la Fédération Hospitalière de France-Pays-de-Loire - Cellule ACORT du CESAME*.

Cette première action a été suivie d’une « immersion » des chercheurs, ou observation des agents dans leur activité.

 

* La cellule régionale d’Appui Conseil en Organisation et Risques du Travail (ACORT) de la FHF Pays de la Loire est juridiquement rattachée au Centre de Santé Mentale angevin dit CESAME.

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