DSN : évitez les anomalies d’identification des agents

Les anomalies d’identification des agents impacte le CIR de vos agents, qui n'est plus alimenté. Prévenir en amont ces anomalies évite des opérations importantes de reconstitution de carrière.
 

Les anomalies d’identification (dites de niveau 4) sont principalement causées par :

Une erreur portant sur les états civils des agents

Pour rappel, il convient de vérifier l’identité des agents avant d’effectuer vos déclarations en s’appuyant et en reportant les informations de la carte d’identité ou du passeport ainsi que sur l’acte de naissance, seuls documents d’état civil faisant foi. Une attention toute particulière doit être portée sur les données :

• nom de famille (patronymique) et premier prénom
• jour, mois et année de naissance
• commune et le département de naissance.

Leur bonne complétude concourt à la certification de l’identité de l’agent.

Une absence de NIR

Le NIR est une donnée obligatoire dans vos DSN . Il doit être reporté dans le bloc 30 à la rubrique S21.G00.30.001de vos DSN ; son absence génère automatiquement une anomalie d’identification.

Une erreur de déclaration du nom de l’agent

Il est nécessaire de déclarer dans la rubrique S21.G00.30.002 du bloc 30, le nom de famille de l’agent c’est-à-dire son nom de naissance (à ne pas confondre avec le nom d’usage ou marital de l’agent).

 Une absence de déclaration des modifications d’état civil

Lorsque vous êtes informés d’une modification d’état civil, déclarez au plus vite ces changements dans vos DSN. L’ancienne identification doit être renseignée dans le bloc 31 à la rubrique :

• S21.G00.31.0009 pour l’ancien nom de famille
• S21.G00.31.0010 pour les anciens prénoms
• S21.G00.31.0011 pour l’ancienne date de naissance.

À noter qu’il est indispensable de renseigner dans ce bloc, la date de modification de l’état civil à la rubrique S21.G00.31.001, sans quoi une anomalie d’identification sera automatiquement générée.

Une absence de déclaration d’un changement de NIR

Lorsque la situation de l’agent induit un changement de NIR (par exemple lorsqu’un numéro technique temporaire est remplacé par un NIR ou lorsqu’un NIR évolue pour un agent dont la date de naissance est restée jusque là incomplète), Il faut :

• renseigner l’ancien NIR dans la rubrique S21.G00.31.008
• reporter le nouveau NIR dans le bloc 30 afin que les DSN de l’agent puissent être rattachées à l’individu tel que précédemment connu dans notre système d’informations.

Pour chacune de ces situations, vous devez mettre à jour votre logiciel de paie.

Accédez au service PEP’s « Synthèse Anomalies DSN et situation financière » afin de récupérer la liste des agents pour lesquels les déclarations présentent des anomalies d’identification via l’onglet « Anomalies », le bouton « Télécharger la liste des anomalies ».
 

Consultez la documentation PEP’s à partir de l’Aide située dans le bandeau en haut à droite : le  « Guide des bonnes pratiques déclaratives en DSN » est directement accessible depuis la thématique « Déclarations » de PEP’s.

Retrouvez la documentation technique DSN, notamment relative aux blocs, sur Net-entreprises.

En cas de question, contactez-nous via la messagerie, motif « Données personnelles de vos agents », « Etat civil - NIR ».